A convenient platform for automating migrant legalization
Ekspat
Log in Try for free Sign up
Ekspat
Try for free Sign up

Process foreigner legalization in Poland 2x faster — with no errors or missed deadlines

A specialized CRM that automates documents, deadlines and client communication

Book a free demo and see how our CRM can help your business. Our manager will get back to you within 24 hours.

Book a demo and simplify legalization today!

szczegóły Administratorem danych jest EXPAT sp. z o.o., ul. Płocka 5A lok. 6, 01-231 Warszawa, kontakt info@ekspat.pl. Na podany adres e-mail będziemy wysyłać informacje handlowe dotyczące Systemu CRM Ekspat: oferty, promocje i informacje o nowych funkcjach. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ust. 1 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Zgoda jest dobrowolna i nie jest warunkiem obsługi zgłoszenia, rejestracji konta ani korzystania z Systemu CRM. Możesz ją wycofać w każdej chwili: wiadomością na info@ekspat.pl albo linkiem rezygnacji w stopce każdej wiadomości, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania. Wiadomości serwisowe i prawnie istotne, czyli potwierdzenie zgłoszenia, ustalenie terminu demonstracji, bezpieczeństwo konta, zmiany Regulaminu i cennika, rozliczenia oraz odpowiedzi na zgłoszenia do wsparcia, wysyłamy niezależnie od tej zgody. Szczegóły: Polityka prywatności.
szczegóły Administratorem danych jest EXPAT sp. z o.o., ul. Płocka 5A lok. 6, 01-231 Warszawa, kontakt info@ekspat.pl. Przekazujemy: zahashowany (SHA-256) adres e-mail, adres IP, informację o przeglądarce i urządzeniu (User-Agent), identyfikatory z plików cookie platform reklamowych (m.in. _fbp, _fbc), identyfikator i czas zdarzenia oraz adres strony, na której zdarzenie wystąpiło. Adresu e-mail w postaci jawnej ani treści Twojej wiadomości nie przekazujemy. Odbiorcy: Meta Platforms Ireland Ltd (Facebook, Instagram), Google Ireland Ltd i Google LLC (w tym YouTube), LinkedIn Ireland Unlimited Company oraz Microsoft Ireland Operations Ltd i Microsoft Corporation (Microsoft Advertising, Bing). Narzędzia LinkedIn i Microsoft Advertising wdrażamy etapami; dane trafiają do nich wyłącznie po uruchomieniu danego narzędzia. Cel: pomiar skuteczności reklam, wyświetlanie lub wyłączenie wyświetlania Ci reklam Ekspat oraz tworzenie grup odbiorców podobnych. Dane przekazujemy zarówno z Twojej przeglądarki, jak i bezpośrednio z naszego serwera (Meta Conversions API, Google Analytics Measurement Protocol). Część danych może być przekazywana do Stanów Zjednoczonych; stosujemy mechanizmy zgodności opisane w Polityce prywatności (EU-US Data Privacy Framework lub standardowe klauzule umowne). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w zakresie odczytu plików cookie z Twojego urządzenia art. 399 ust. 1 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Zgoda jest dobrowolna i nie jest warunkiem obsługi zgłoszenia, rejestracji konta ani korzystania z Systemu CRM. Możesz ją wycofać w każdej chwili, pisząc na info@ekspat.pl albo w ustawieniach konta; wycofanie działa na przyszłość, a zdarzeń przekazanych wcześniej nie jesteśmy w stanie wycofać z systemów platform reklamowych. Szczegóły: Polityka prywatności, punkty 4, 5a, 6 i 6a.
Wysyłając zgłoszenie, akceptujesz Regulamin i potwierdzasz, że znasz Politykę prywatności EXPAT sp. z o.o.
szczegóły Administratorem danych jest EXPAT sp. z o.o., ul. Płocka 5A lok. 6, 01-231 Warszawa, kontakt info@ekspat.pl. Twoje dane (imię, adres e-mail, dane firmy, treść wiadomości) przetwarzamy w celu obsługi zgłoszenia demonstracyjnego oraz zawarcia i wykonania umowy o dostęp do Systemu CRM (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi zgłoszenia i rejestracji konta. Informację o źródle, z którego trafiłeś na ekspat.pl (parametry kampanii, identyfikator klikniętej reklamy, strona odsyłająca), zapisujemy razem ze zgłoszeniem i w karcie konta, aby ocenić skuteczność naszych kanałów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); możesz wnieść sprzeciw, pisząc na info@ekspat.pl. Informacje o okresie przechowywania, odbiorcach i Twoich prawach, w tym o prawie wniesienia skargi do Prezesa UODO, znajdziesz w Polityce prywatności.
All client cases and documents — no Excel, no chaos
The system reminds you of deadlines — no more missed dates
Fewer errors — more approvals
Analytics of key metrics
Case archive

Who our client management platform (CRM) is for

If your work involves foreigner legalization, our platform will become an indispensable assistant!

Migrant legalization agencies

You handle a large flow of clients and want to streamline managing documents, deadlines and tasks
You need a convenient tool to automate routine work and client communication

Independent legalization specialists

You manage all clients yourself and want to avoid document chaos and missed deadlines
You need a system for managing documents, deadlines and tasks at scale

Large companies with in-house HR teams

You help foreign employees obtain visas, residence cards or citizenship
You need to assign cases among staff and track their completion

Law firms working with migrants

Your services include legalization support, and you want to optimize work with clients and documents
You need analytics and reporting to measure performance

Early-stage entrepreneurs

You are just launching a business that recruits migrants at scale
You need a ready-made solution that is easy to tailor to your needs

Corporate HR teams

A centralized solution for storing data and tracking statuses
Deadline control and transparency for the whole team

We know what you’re dealing with

This eats up your time every day
Constant client questions about document lists and deadlines
Clients regularly ask about the status and the list of required documents.
Tracking many key dates
Visa expirations, decisions, interviews — it’s easy to miss something.
Document chaos and no convenient access
Files are scattered across email, messengers and folders.
Inefficient distribution of clients among staff
Manual case handovers and time lost on coordination.
A convenient client intake form
Collecting data manually and repeatedly requesting information.
Difficulties preparing additional applications
Templates and samples for the urząd are prepared from scratch every time.
Our platform speeds up your work with clients
Flexibility in working with documents
Use ready-made document checklists with samples or edit them to fit your needs.
Convenient document management
Clients upload files themselves; you review and comment in the system.
Deadline control
Reminders for key dates: visas, residence cards, interviews.
Task automation
Distribute clients among staff and hand over cases in a few clicks.
Transparency for clients
Clients see their case status and upload documents in their personal account.
Analytics and control
Reports on clients, staff and completed tasks.

Make the legalization process convenient and manageable today!

Tailor the platform to your needs and forget the chaos — start using it right now!

Get a demo

Free data migration from your spreadsheets

Switch to our system without extra hassle! We know how important your data is, so we offer a free migration of information from your current CRM.

How does it work?
1
Data assessment:
We analyze the structure and volume of data in your current system.
2
Migration planning:
We prepare the migration so that all data is organized correctly.
3
Migration:
Our specialist will transfer clients, documents, notes, deadlines and other information without any loss.
4
Verification:
After the migration you’ll confirm that all data is in place and ready to use.
Why does it matter?
You don’t have to move data manually or worry about lost information.
We save your time so you can focus on your work.
The switch becomes as simple and convenient as possible.
Ready to try?

Book a free demo and we’ll explain how we’ll start the data migration!

Get a demo

See what our platform can do in action

06 FEATURES

Convenient client management

See all key client data on a single page: case status, uploaded documents, deadlines and comments.

Ekspat
Plans
Vistula Group
Cases
Documents
Tags
Analytics
Managers
Add case
Cases
Search...
Active
Submitted with fingerprints
Submitted by mail
Archive
#
Client name
Tag
Manager
Created
Visa expiry
Submission date
1
Artur Melnyk
Czasowy pobyt + UoD
Kamila Zych
28.07.26
14.11.26
02.08.26
2
Dmytro Savchuk
Blue Card + UoP
Kamila Zych
10.07.26
03.12.26
21.07.26
3
Olena Bilyk
Czasowy pobyt + UoD
Kamila Zych
26.06.26
14.09.26
13.07.26
4
Nina Baranova
Czasowy pobyt + JDG
Piotr Lewandow
26.06.26
01.07.27
01.07.26
5
Marek Zielny
Stały pobyt
Piotr Lewandow
18.06.26
29.01.27
30.06.26
Interface mockup — case list
Fictional data
Ekspat
Plans
Vistula Group
Cases
Documents
Tags
Analytics
Managers
Add case
Deadline control
Search...
Client name
Visa expiry
Interview
Card issued
Marta Kowalik
02.10.26
—
—
Yeva Danylchuk
14.09.263 days
21.09.26
—
Ihor Palchuk
28.09.2617 days
—
—
Tomas Novy
19.11.26
04.10.26
—
Alina Hrytsak
07.02.27
—
12.08.26
Interface mockup — key dates
Fictional data

Highlighting of rows with approaching deadlines

The system automatically highlights clients whose important deadlines are approaching — visas, document submissions or interviews.

Client access for uploading documents

Your clients can upload documents themselves through a convenient interface. You review and leave comments right in the system.

Ekspat
Plans
Vistula Group
Cases
Documents
Tags
Analytics
Managers
Add case
Client documents
Search...
Form
Uploaded
Letter: A
Passport
Verified
Letter: B
ZUS RCA with proof of submission
Needs replacement
Letter: C
Umowa o pracę
Verified
+
The client uploads a file — you review it and leave a comment
Interface mockup — documents
Fictional data
Ekspat
Plans
Vistula Group
Cases
Documents
Tags
Analytics
Managers
Add case
Document checklists
Search...
Template: Czasowy pobyt + UoD
Custom list
Client form
Passport — all pages
Umowa o pracę / UoD
Potwierdzenie zameldowania
Ubezpieczenie zdrowotne
Załącznik nr 1 do wniosku
Interface mockup — list templates
Fictional data

Personalized document checklists

Create and edit document checklists for every situation. Use ready-made templates or set up your own.

Client archive and analytics

Store completed cases in the archive and analyze staff performance with built-in reports.

Ekspat
Plans
Vistula Group
Cases
Documents
Tags
Analytics
Managers
Add case
Analytics and archive
Search...
Active cases
184
Deadlines this week
7
Archived
612
Jan
Feb
Mar
Apr
May
Jun
Jul
Aug
Interface mockup — analytics
Fictional data
Ekspat
Plans
Vistula Group
Cases
Documents
Tags
Analytics
Managers
Add case
Managers
Search...
Kamila Zych 6
Marta Kowalik
Artur Melnyk
Piotr Lewandow 9
Yeva Danylchuk
Nina Baranova
Marek Zielny
Unassigned 2
Ihor Palchuk
Interface mockup — client assignment
Fictional data

Distribution of clients among staff

Assign clients to specific staff, track task completion and quickly hand over cases within the team.

Try it yourself!

Book a free demo and find out how our platform will simplify your work.

Try for free

Pricing

Features
Start
Basic
Recommended
Extended
Premium
Price, PLN / month
0
Full price: 100 PLN/mo
When you sign up by 31 December 2026
200
PLN/mo
600
PLN/mo
1000
PLN/mo
Number of clients
Up to 3
Up to 50
Up to 250
Unlimited
Client access for document uploads
Client management
Upload and review documents
Client archive
Custom documents list setup
Add managers and distribute clients
Advanced analytics by clients and managers
Use your own logo
Priority support 24/7
Dedicated account manager
Try for free
Choose plan
Choose plan
Choose plan
Start
Full price: 100
0
PLN/mo
Up to 3
When you sign up by 31 December 2026
Try free for up to 3 clients
Document uploads by clients
Client management
Document review
Try for free
Basic
200
PLN/mo
Up to 50
Custom document checklists
Client archive
Everything in Start
Choose plan
Recommended
Extended
600
PLN/mo
Up to 250
Managers and client assignment
Advanced analytics
Your own logo
Everything in Basic
Choose plan
Premium
1000
PLN/mo
Unlimited
Priority support 24/7
Dedicated manager
Everything in Advanced
Choose plan
A workstation with a laptop showing the CRM interface

Try for free

Try free for up to 3 clients

Start for free today and see that our platform is your indispensable assistant!

Try for free

Additional services

We provide not only a convenient automation platform but also additional services that help you expand the range of professional services for your clients.

Writing business plans for business residence permit applications

Price: from 600 PLN gross
Don’t worry about preparing a business plan for the urząd — use the services of trusted professionals.
Our business plans meet all requirements and help clients successfully complete legalization procedures.

Network of local representatives across regions

Price: 250 PLN per client visit
No representative in the city you need? Use our network of local specialists.
Reliable specialists will ensure a professional approach in any region.

Offer a full range of professional services!

Our additional services will help you strengthen client trust and grow your business. Contact us for more information or to order a service.

Case studies and examples of using our CRM

1

Migrant legalization agency

Problem
The agency has many clients, and managers waste time searching for documents and tracking deadlines.
How the CRM helped
All client documents are uploaded to the system, where a manager reviews them and leaves comments
Reminders are set for key dates: visa expirations, interviews, residence card issuance
Clients upload documents themselves through the platform
Result
Request processing speed increased by 35%, with fewer errors and delays.
2

Independent legalization specialist

Problem
Managing clients manually took a lot of time, especially with paper document lists.
How the CRM helped
Personalized document checklists with samples were created
Automatic deadline reminders are used
An archive of completed clients is kept
Result
Up to 10 work hours saved per month, with more requests processed.
3

A company with foreign employees

Problem
HR was losing control over the validity dates of employees’ visas and permits.
How the CRM helped
All employee information is gathered in one place
Rows with approaching deadlines are highlighted
An archive for former employees was created
Result
Zero missed deadlines and a lower administrative load on the HR department.
4

An agency with a large team of managers

Problem
Difficulties distributing clients among managers and handing over cases.
How the CRM helped
Client distribution among staff was implemented
Fast client handovers with full history preserved
Analytics on manager performance was enabled
Result
Reduced time spent on case handovers and greater team transparency.
5

Migrant legalization agency

Problem
A large number of clients and unique document requirements. The old CRM couldn’t handle the load.
How the CRM helped
Custom document checklists were set up for each type of legalization
A free data import from the old CRM was performed
24/7 technical support was set up
Result
Client base grew by 25%, with faster application processing.

How can your company use the CRM?

Each case study shows how the system can adapt to your needs. Book a free demo and we’ll show you how to automate your process!

Get a demo
An employee working with the CRM on a laptop

Frequently asked questions

Is the CRM suitable for a small agency or independent specialist?
Yes, our system works well for both large companies and independent specialists. You can choose the "Start" plan with a minimal cost and basic features.
Can I customize document lists for my needs?
Yes, starting from the "Basic" plan you can personalize document lists and edit templates.
How can my team use the CRM?
Each employee gets an individual login. You can assign clients, track performance and hand off cases in a few clicks.
Can my clients upload their own documents via the CRM?
Yes, your clients can upload documents themselves through a convenient interface.
How can I test the system?
The Start plan gives you free access with a limit of up to 3 clients.
Is there user support?
Yes, standard support is available on all plans. The Premium plan includes priority 24/7 support and a dedicated manager.
Can I switch plans?
Yes, you can change your plan anytime. Switching to annual billing also gives you a discount.
Is data storage in your CRM secure?
Yes, we ensure a high level of data protection with modern encryption and backups.
How do I get started with the CRM?
Just choose a plan and subscribe, or book a free demo and our manager will show you everything.
What data can be migrated to the new CRM?
We can migrate client contact details, uploaded documents, comments and case statuses.
Didn’t find your answer?
Write to us via the contact form or ask in support chat.
Contact us

Reviews from our clients

I’ve been handling migrant legalization for 5 years and used to do everything manually. With this platform it’s much simpler — clients upload documents themselves and the system reminds me of key deadlines.

Anna K.
independent specialist

We work with foreign construction workers and used to forget visa renewal deadlines. Now everything is stored in one place and the system reminds us of every important date.

Olga P.
independent specialist

We used to lose a lot of time on manual document control and handing off clients between staff. The CRM organized our work and improved client communication.

Ihor L.
agency manager

Your review could be next!

Try our CRM today and see how easy it is to automate work with clients.

Get a demo

Get a demo

Find out how our platform will simplify your work.

szczegóły Administratorem danych jest EXPAT sp. z o.o., ul. Płocka 5A lok. 6, 01-231 Warszawa, kontakt info@ekspat.pl. Na podany adres e-mail będziemy wysyłać informacje handlowe dotyczące Systemu CRM Ekspat: oferty, promocje i informacje o nowych funkcjach. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ust. 1 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Zgoda jest dobrowolna i nie jest warunkiem obsługi zgłoszenia, rejestracji konta ani korzystania z Systemu CRM. Możesz ją wycofać w każdej chwili: wiadomością na info@ekspat.pl albo linkiem rezygnacji w stopce każdej wiadomości, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania. Wiadomości serwisowe i prawnie istotne, czyli potwierdzenie zgłoszenia, ustalenie terminu demonstracji, bezpieczeństwo konta, zmiany Regulaminu i cennika, rozliczenia oraz odpowiedzi na zgłoszenia do wsparcia, wysyłamy niezależnie od tej zgody. Szczegóły: Polityka prywatności.
szczegóły Administratorem danych jest EXPAT sp. z o.o., ul. Płocka 5A lok. 6, 01-231 Warszawa, kontakt info@ekspat.pl. Przekazujemy: zahashowany (SHA-256) adres e-mail, adres IP, informację o przeglądarce i urządzeniu (User-Agent), identyfikatory z plików cookie platform reklamowych (m.in. _fbp, _fbc), identyfikator i czas zdarzenia oraz adres strony, na której zdarzenie wystąpiło. Adresu e-mail w postaci jawnej ani treści Twojej wiadomości nie przekazujemy. Odbiorcy: Meta Platforms Ireland Ltd (Facebook, Instagram), Google Ireland Ltd i Google LLC (w tym YouTube), LinkedIn Ireland Unlimited Company oraz Microsoft Ireland Operations Ltd i Microsoft Corporation (Microsoft Advertising, Bing). Narzędzia LinkedIn i Microsoft Advertising wdrażamy etapami; dane trafiają do nich wyłącznie po uruchomieniu danego narzędzia. Cel: pomiar skuteczności reklam, wyświetlanie lub wyłączenie wyświetlania Ci reklam Ekspat oraz tworzenie grup odbiorców podobnych. Dane przekazujemy zarówno z Twojej przeglądarki, jak i bezpośrednio z naszego serwera (Meta Conversions API, Google Analytics Measurement Protocol). Część danych może być przekazywana do Stanów Zjednoczonych; stosujemy mechanizmy zgodności opisane w Polityce prywatności (EU-US Data Privacy Framework lub standardowe klauzule umowne). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w zakresie odczytu plików cookie z Twojego urządzenia art. 399 ust. 1 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Zgoda jest dobrowolna i nie jest warunkiem obsługi zgłoszenia, rejestracji konta ani korzystania z Systemu CRM. Możesz ją wycofać w każdej chwili, pisząc na info@ekspat.pl albo w ustawieniach konta; wycofanie działa na przyszłość, a zdarzeń przekazanych wcześniej nie jesteśmy w stanie wycofać z systemów platform reklamowych. Szczegóły: Polityka prywatności, punkty 4, 5a, 6 i 6a.
Wysyłając zgłoszenie, akceptujesz Regulamin i potwierdzasz, że znasz Politykę prywatności EXPAT sp. z o.o.
szczegóły Administratorem danych jest EXPAT sp. z o.o., ul. Płocka 5A lok. 6, 01-231 Warszawa, kontakt info@ekspat.pl. Twoje dane (imię, adres e-mail, dane firmy, treść wiadomości) przetwarzamy w celu obsługi zgłoszenia demonstracyjnego oraz zawarcia i wykonania umowy o dostęp do Systemu CRM (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi zgłoszenia i rejestracji konta. Informację o źródle, z którego trafiłeś na ekspat.pl (parametry kampanii, identyfikator klikniętej reklamy, strona odsyłająca), zapisujemy razem ze zgłoszeniem i w karcie konta, aby ocenić skuteczność naszych kanałów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); możesz wnieść sprzeciw, pisząc na info@ekspat.pl. Informacje o okresie przechowywania, odbiorcach i Twoich prawach, w tym o prawie wniesienia skargi do Prezesa UODO, znajdziesz w Polityce prywatności.