The Polish version of this policy is legally binding. The text below is the authoritative version.
Polityka prywatności ekspat.pl
EXPAT sp. z o.o. · ul. Płocka 5A lok. 6, 01-231 Warszawa · NIP 5273139923 · KRS 0001138875 · REGON 540214852
Data wejścia w życie: 2026-10-22 · Wersja 1.2
Niniejsza Polityka dotyczy strony internetowej ekspat.pl (formularz demonstracyjny, kontakt, pliki cookie). Zasady korzystania z Systemu CRM określa odrębny Regulamin dostępny pod adresem https://crm.ekspat.pl/regulamin.
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest EXPAT sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Płocka 5A lok. 6, 01-231 Warszawa, NIP 5273139923, REGON 540214852, KRS 0001138875. Kontakt w sprawach danych osobowych: info@ekspat.pl. Administrator nie powołał inspektora ochrony danych.
2. Zakres Polityki
Niniejsza Polityka opisuje przetwarzanie danych osób odwiedzających stronę ekspat.pl oraz korzystających z formularza demonstracyjnego i kontaktu.
Dane wprowadzane przez klientów do Systemu CRM (dane ich klientów, w tym cudzoziemców): Administratorem tych danych jest Użytkownik CRM, a EXPAT sp. z o.o. przetwarza je wyłącznie na jego polecenie jako podmiot przetwarzający, na podstawie Regulaminu oraz umowy powierzenia przetwarzania. Zasady te określa Regulamin systemu CRM, a nie niniejsza Polityka.
Niniejsza Polityka ma zastosowanie również do danych osoby zakładającej konto w Systemie CRM (rejestracja pod adresem crm.ekspat.pl/register) w zakresie pomiaru konwersji, marketingu i przekazywania danych platformom reklamowym, opisanym w punktach 4, 5a, 6 i 6a. Pozostałe zasady przetwarzania danych Użytkownika Systemu CRM określa Regulamin.
3. Jakie dane zbieramy
- Formularz demonstracyjny / kontakt: imię, adres e-mail oraz treść wiadomości, jeśli ją podasz.
- Dane techniczne i pliki cookie: adres IP, identyfikatory urządzenia i przeglądarki, zdarzenia na stronie, informacje o źródle wejścia i kampanii — w zakresie i na zasadach opisanych w Polityce plików cookie.
- Nagrania sesji i mapy cieplne (Microsoft Clarity), wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki cookie marketingowe: kliknięcia, przewijanie, ruchy kursora, odwiedzone podstrony, adres strony odsyłającej, informacje o urządzeniu i przeglądarce, przybliżona lokalizacja ustalana na podstawie adresu IP oraz pseudonimowy identyfikator przeglądarki. Tekstu wpisywanego w pola formularzy narzędzie nie zapisuje.
- Dane przekazywane platformom reklamowym: zahashowany (SHA-256) adres e-mail, adres IP, informacja o przeglądarce i urządzeniu (User-Agent), identyfikatory z plików cookie platform reklamowych (m.in. _fbp, _fbc), identyfikator zdarzenia, czas zdarzenia oraz adres strony, na której zdarzenie wystąpiło. Przekazujemy je wyłącznie wtedy, gdy wyraziłeś na to zgodę. Szczegóły opisuje punkt 5a.
- Informacja o źródle wejścia: parametry kampanii (m.in. utm_source, utm_medium, utm_campaign), identyfikatory klikniętej reklamy (m.in. gclid, fbclid), adres strony odsyłającej oraz adres strony wejścia. Informację o źródle zapisujemy razem ze zgłoszeniem, a w przypadku rejestracji konta także w karcie konta w Systemie CRM.
4. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna (RODO) | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Obsługa zgłoszenia demonstracyjnego, odpowiedź na zapytanie, kontakt | art. 6 ust. 1 lit. b oraz/lub lit. f | do zakończenia obsługi zapytania, następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
| Statystyka i marketing (Google Analytics, Google Ads, Meta, LinkedIn) przez pliki cookie | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) | do wycofania zgody lub upływu okresu życia pliku cookie |
| Nagrania sesji i mapy cieplne (Microsoft Clarity): sprawdzenie, w których miejscach strony i formularza demonstracyjnego odwiedzający napotykają trudności | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) oraz art. 399 ust. 1 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej | nagrania do 30 dni; mapy cieplne, zbiorcze dane o kliknięciach oraz nagrania oznaczone przez nas lub wybrane losowo do 9 miesięcy; narzędzie nie pozwala usunąć nagrania jednej osoby, dlatego nagrania są usuwane automatycznie po upływie tych okresów |
| Pomiar konwersji reklamowych z użyciem Twoich danych: przekazanie platformom reklamowym zahashowanego adresu e-mail, adresu IP, informacji o przeglądarce (User-Agent) oraz identyfikatorów z plików cookie tych platform, zarówno z Twojej przeglądarki, jak i bezpośrednio z naszego serwera (Enhanced Conversions, Advanced Matching, Meta Conversions API, Google Analytics Measurement Protocol) | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) | do wycofania zgody; po wycofaniu nie przekazujemy kolejnych zdarzeń |
| Wysyłka informacji handlowych (ofert, informacji o nowych funkcjach i promocjach) na podany adres e-mail | art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 ust. 1 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej | do wycofania zgody |
| Zapisanie i przechowywanie informacji o źródle wejścia razem ze zgłoszeniem oraz w karcie konta w Systemie CRM (ocena skuteczności własnych kanałów marketingowych, obsługa zgłoszenia) | art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes: pomiar skuteczności własnych działań marketingowych) | przez okres obsługi zgłoszenia lub obowiązywania konta, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
| Wykazanie wyrażenia i wycofania zgody (rozliczalność) | art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 7 ust. 1 RODO | do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
| Dochodzenie i obrona roszczeń, bezpieczeństwo strony | art. 6 ust. 1 lit. f | do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
| Realizacja obowiązków prawnych (np. rozliczeniowych) | art. 6 ust. 1 lit. c | okres wymagany przepisami |
5. Pliki cookie i narzędzia analityczno-reklamowe
Zasady stosowania plików cookie, zarządzania zgodą (baner Cookiebot), Google Consent Mode oraz listę konkretnych plików cookie znajdziesz w Polityce plików cookie. Zgodę na pliki cookie inne niż niezbędne możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać za pomocą opcji „Ustawienia cookies”.
5a. Pomiar po stronie serwera (Conversions API, Measurement Protocol)
Część zdarzeń dotyczących konwersji, w szczególności wysłanie formularza demonstracyjnego oraz rejestrację konta w Systemie CRM, przekazujemy platformom reklamowym i analitycznym nie tylko z Twojej przeglądarki, lecz również bezpośrednio z naszego serwera. Służą do tego interfejsy Meta Conversions API oraz Google Analytics Measurement Protocol. Pozwala to policzyć konwersję także wtedy, gdy przeglądarka zablokuje skrypt pomiarowy.
W ramach przekazania po stronie serwera mogą zostać przesłane: zahashowany (SHA-256) adres e-mail, adres IP, informacja o przeglądarce i urządzeniu (User-Agent), identyfikatory z plików cookie platformy reklamowej (m.in. _fbp, _fbc), identyfikator zdarzenia, czas zdarzenia oraz adres strony, na której zdarzenie wystąpiło. Nie przekazujemy adresu e-mail w postaci jawnej ani treści Twojej wiadomości. Identyfikator zdarzenia służy wyłącznie do połączenia zdarzenia z przeglądarki i zdarzenia z serwera w jedno zdarzenie (deduplikacja).
Podstawą przekazania jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażona w formularzu, w którym podajesz swoje dane. Odczyt plików cookie platform reklamowych z Twojego urządzenia odbywa się na podstawie zgody wyrażonej w banerze plików cookie (art. 399 ust. 1 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej). Brak którejkolwiek z tych zgód oznacza, że nie wysyłamy zdarzenia ani z przeglądarki, ani z serwera. Zgłoszenie obsługujemy normalnie, niezależnie od zgody.
Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, pisząc na info@ekspat.pl, korzystając z linku rezygnacji w stopce wiadomości handlowej, a w zakresie plików cookie korzystając z opcji Ustawienia cookies w stopce strony. Wycofanie zgody działa na przyszłość: od momentu wycofania nie przekazujemy kolejnych zdarzeń. Zdarzeń przekazanych wcześniej nie jesteśmy w stanie wycofać z systemów platform reklamowych; żądanie usunięcia danych możesz zgłosić bezpośrednio do danej platformy.
Narzędzia LinkedIn i Microsoft Advertising wdrażamy etapami. Dane trafiają do nich wyłącznie po uruchomieniu danego narzędzia i wyłącznie przy aktywnej zgodzie; o uruchomieniu poinformujemy, aktualizując niniejszą Politykę.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być udostępniane: dostawcom hostingu i utrzymania IT, dostawcy poczty, dostawcom narzędzi pomiaru i reklamy (Google Ireland Ltd / Google LLC, Meta Platforms Ireland Ltd, LinkedIn Ireland / Microsoft), a także — w razie potrzeby — doradcom prawnym i księgowym, na podstawie umów powierzenia lub jako odrębnym administratorom.
Do dostawców narzędzi pomiaru i reklamy zaliczamy: Google Ireland Ltd oraz Google LLC (Google Analytics 4, Google Ads), Meta Platforms Ireland Ltd (Meta Pixel, Conversions API), LinkedIn Ireland Unlimited Company oraz Microsoft (LinkedIn Insight Tag) i Microsoft Ireland Operations Ltd oraz Microsoft Corporation (Microsoft Advertising). Dostawcy ci przetwarzają dane jako odrębni administratorzy albo, w zakresie wskazanym w punkcie 6a, jako współadministratorzy.
Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Clarity, nagrania sesji i mapy cieplne) otrzymuje dane jako odrębny administrator. Za umieszczenie narzędzia na stronie i zebranie danych odpowiadamy my. Microsoft może wykorzystywać otrzymane dane także do własnych celów, w tym do ulepszania swoich produktów, świadczenia usług Microsoft Advertising oraz tworzenia profili do celów reklamowych. Szczegóły: Microsoft Privacy Statement, https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement.
6a. Współadministrowanie z Meta Platforms Ireland
W zakresie zbierania na naszej stronie zdarzeń dotyczących konwersji i przekazywania ich do Meta (Meta Pixel oraz Conversions API) występujemy wraz z Meta Platforms Ireland Ltd jako współadministratorzy w rozumieniu art. 26 RODO. Podział obowiązków określają warunki Meta dotyczące narzędzi biznesowych. Meta odpowiada w szczególności za dalsze przetwarzanie tych danych na swoich platformach oraz za realizację praw osób, których dane dotyczą, w zakresie tego przetwarzania. Zasadniczą treść uzgodnienia Meta udostępnia pod adresem https://www.facebook.com/legal/controller_addendum. Żądanie dotyczące swoich praw możesz zgłosić zarówno do nas (info@ekspat.pl), jak i bezpośrednio do Meta.
7. Przekazywanie danych poza EOG
Część danych (pliki cookie statystyczne i marketingowe) może być przekazywana do Stanów Zjednoczonych. Google LLC posiada certyfikację EU-US Data Privacy Framework (uczestnik nr 5780). Dla przekazań do Meta i LinkedIn stosowane są odpowiednie mechanizmy zgodności (Data Privacy Framework i/lub standardowe klauzule umowne). Microsoft może przekazywać dane z Microsoft Clarity do Microsoft Corporation w USA na podstawie standardowych klauzul umownych. Powyższe dotyczy także danych przekazywanych bezpośrednio z naszego serwera (punkt 5a): przekazania realizujemy do tych samych odbiorców, na tych samych podstawach i z zastosowaniem tych samych mechanizmów zgodności.
8. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu, przenoszenia danych oraz — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody — cofnięcia zgody w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Realizacja praw: info@ekspat.pl.
Przysługuje Ci również skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Wycofanie zgody na przekazywanie danych platformom reklamowym oraz zgody na otrzymywanie informacji handlowych: wystarczy wiadomość na info@ekspat.pl albo kliknięcie linku rezygnacji w stopce wiadomości handlowej. Zgodę dotyczącą plików cookie wycofujesz przez opcję Ustawienia cookies w stopce strony. Wycofanie zgody jest tak samo łatwe jak jej wyrażenie.
9. Dobrowolność podania danych
Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi zgłoszenia lub udzielenia odpowiedzi. Zgoda na pliki cookie analityczne i marketingowe jest dobrowolna i nie warunkuje korzystania ze strony.
Zgoda na przekazywanie danych platformom reklamowym oraz zgoda na otrzymywanie informacji handlowych są dobrowolne. Ich brak nie wpływa na obsługę zgłoszenia demonstracyjnego, na rejestrację konta ani na korzystanie z Systemu CRM.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (w tym profilowaniu), wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających. Narzędzia reklamowe mogą tworzyć anonimowe grupy odbiorców, co nie służy podejmowaniu takich decyzji.
11. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana. Data ostatniej zmiany jest podawana na początku dokumentu.
12. Historia wersji
Wersja 1.0 (2026-08-25): pierwsza publikacja.
Wersja 1.1 (2026-10-06): opisanie pomiaru po stronie serwera (Meta Conversions API, Google Analytics Measurement Protocol), wskazanie zakresu danych przekazywanych platformom reklamowym (zahashowany adres e-mail, adres IP, User-Agent, pliki cookie _fbp i _fbc), zapisywania informacji o źródle wejścia, współadministrowania z Meta Platforms Ireland, wysyłki informacji handlowych na adres e-mail oraz objęcie Polityką rejestracji konta w Systemie CRM.
Wersja 1.2 (2026-10-22): dodanie nagrań sesji i map cieplnych (Microsoft Clarity).